En vigueur à partir du 4 avril 2013

Politique de WestJet

Note de débit d'agences

 

Contexte

WestJet publie sa politique concernant les notes de débit d'agences (ADM) afin de clarifier les circonstances dans lesquelles des ADM seront émises ainsi que les directives d'émission appliquées par WestJet. WestJet émet des ADM par le biais d'ARC Memo Manager et de BSP Link.

Les détails de la politique d'ADM de WestJet sont affichés ci-dessous.


Définitions et abréviations

Terme

Définition

ADM Agency Debit Memo (note de débit d'agence). Une facture envoyée à une agence de voyages dans le but de récupérer un montant dû à WestJet pour une émission de billet non conforme aux règles tarifaires de WestJet ou pour toute autre violation de la politique de réservation et d'émission de billet de WestJet.
ARC Memo Manager ARC Memo Manager facilite le traitement et le règlement électronique des notes de débit pour les agences et transporteurs qui participent à ARC. Cette application traite les notes de débit et de crédit ainsi que les paiements électroniques.
BSP Link BSP Link est l'interface mondiale pour les agences et transporteurs qui utilisent le Billing and Settlement Plan (BSP) d'IATA, IATA fournit actuellement des services pour le règlement des transactions financières entre les agents de voyages et les transporteurs aériens. Ce service regroupe les montants dus par chaque agent et les montants dus à chaque compagnie aérienne et permet le règlement d'être effectué par le biais d'un transfert financier unique pour chaque participant.
Agencies Les agences de voyages, incluant les divisions de voyages des entreprises, approuvés par ARC, BSP ou IATA à des fins d'émission de documents de voyages.
GDS Global Distribution System (Système mondial de distribution)
CRS ComputerComputer Reservation Systems (Système informatisé de reservation) Reservation Systems
TIESS Le Travel Industry Exchange Settlement Solutions (TIESS) facilite la facturation et les règlements entre les fournisseurs de l'industrie et les agents de voyages, fournissant une plate-forme efficace pour distribuer, valider, recueillir et traiter les ventes.

 

1. Portée

1.1. WestJet émettra des ADM afin de collecter des montants ou ajuster des transactions d'agents liées à l'émission et à l'utilisation des documents de trafic WestJet, émis par, ou à la demande de l'agent, peu importe quels transporteurs sont inclus sur l'itinéraire du document de trafic WestJet.

1.2. WestJet auditera toutes les transactions afin d'identifier les pratiques non conformes. WestJet se réserve le droit d'émettre une facture mensuelle ou ADM (note de débit d'agence) afin de récupérer les coûts de réservation par segment plus les frais d'administration pour toute pratique non conforme.

 

2. Pratiques de WestJet

2.1. Les ADM seront émises selon le tableau ci-dessous sauf dans le cas d'abus ou de fraude.

2.2. WestJet avise les agents 30 jours à l'avance afin de revoir ou régler toute ADM.

2.3. Une ADM ayant une valeur de 10 $ CAN ou équivalente à ce montant ne sera pas émise. Cependant, s'il y a une pratique récurrente de moins-perçu (multiples cas de moins-perçus inférieurs à 10 $ CAN ou de valeur équivalente à ce montant) par un même agent (location IATA), WestJet peut hausser une ADM pour recouvrir les moins-perçus.

2.4. WestJet ou des agents représentants s'engagent à fournir toutes les informations possibles relatives à une ADM afin de s'assurer qu'elle spécifie clairement les détails entourant les raisons de la facturation.

2.5. Si WestJet hausse une ADM pour non-conformité avec les règles tarifaires, le principe général adopté sera celui de hausser le tarif au plus haut niveau tarifaire. Toute divergence concernant ce principe (ex. un montant fixe exigé en guise de pénalité) est communiquée à l'avance à l'agent par le biais de notes explicatives de tarification, par la poste ou par une autre forme de communication utilisée dans le marché en question.

2.6. Les règles de WestJet stipulent que tous les frais applicables doivent être perçus et liés au billet en question. Un refus de suivre cette procédure pourrait entraîner une perception par une ADM pour procédure non conforme.

2.7. WestJet s'engage à assumer les ADM rejetées ou contestées en temps opportun. Les agents avec un accès BSP Link peuvent contester une ADM par le biais de leur BSP Link pourvu que le différend soit signalé durant la période permise. Si WestJet est en désaccord avec le différend, une note explicative sera transmise à l'agent par le biais de BSP Link avant le rejet du différend. La note explicative accordera à l'agent une période de temps lui permettant d'ajouter des informations supplémentaires afin que WestJet réexamine le différend. Si WestJet ne reçoit pas de réponse à l'intérieur de la période de temps permise mentionnée dans la note explicative, l'ADM sera soumise à BSP Link pour règlement.

Les agents qui n'ont pas un accès BSP Link peuvent contester une ADM par courriel pourvu que le différend soit signalé durant la période permise. WestJet accusera réception du différend de l'agent par courriel. Si WestJet est en désaccord avec le différend, une note explicative sera transmise à l'agent. La note explicative accordera à l'agent une période de temps lui permettant d'ajouter des informations supplémentaires afin que WestJet réexamine le différend. Si WestJet ne reçoit pas de réponse à l'intérieur de la période de temps permise mentionnée dans la note explicative, l'ADM sera soumise pour règlement.

2.8. Si un agent conteste une ADM une fois qu'elle est incluse dans le règlement BSP, WestJet :

2.8.1. Accusera réception du différend dans les 30 jours qui suivent sa réception.

2.8.2. Enquêtera et communiquera sa décision sur le différend dans les 30 jours qui suivent sa réception. WestJet communiquera sa décision dans les 60 jours qui suivent le différend dans le cas où un agent aurait fourni des informations insuffisantes pour prouver l'existence du différend ou si la décision de la compagnie aérienne fait l'objet de plus amples considérations commerciales.

2.9. WestJet désire réduire les causes qui font hausser une assurance ADM et pour cette raison elle contactera les agents qui commettent, lors de transactions, un nombre fréquent d'erreurs de ce type qui sont considérées récurrentes ou dont la fréquence est considérée au-dessus de la moyenne. WestJet tentera de réduire ces problèmes de façon bilatérale avec les agents en question.

2.10. Les ADM ne font pas l'objet de commission (ex. un agent ne peut retenir une commission d'une ADM transférée à WestJet).

2.11. La politique de remboursement s'applique lorsque les réservations sont annulées conformément aux règles du tarif acheté. Les annulations qui ne sont pas effectuées conformément aux règles tarifaires occasionneront une ADM.

 

3. WestJet s'attend à ce que les agences de voyages :

3.1. adhèrent aux politiques de réservation et d'émission de billets CRS/GDS publiées sur le site Web de WestJet.

3.2. adhèrent aux règles tarifaires indiquées dans ATPCO.

3.3. entraînent leur personnel en ce qui a trait aux procédures ADM, à l'objectif des ADM et à la période de contestation en vigueur.

3.4. s'assurent, lors d'une contestation d'ADM, que la réponse est bien détaillée et que les faits à l'appui sont envoyés à WestJet par le biais du système de distribution Memo Manager d'ARC ou à l'adresse/numéro de télécopieur indiqué sur l'ADM.

3.5. ne contestent pas une ADM valable s'il y a une absence de preuve contraire.

3.6. contestent une ADM lors de la période de contestation BSP/ARC.

3.7. s'assurent que leurs coordonnées (téléphone, télécopieur, adresse électronique) sont à jour dans les systèmes BSP Link, Memo Manager ARC ou TIESS.

3.8. fournissent des coordonnées exactes en contestant une ADM dans BSP Link. Cela permettra à WestJet de contacter l'agent concernant le différend.

 

4. Commission, tarif et infraction en matière de taxes

4.1. Audit des ventes (Tarifs publiés et vendus)

Infraction

Montant perçu

Frais administratifs

Temps limite pour auditer

Carrier Identification Plate (CIP)


Le CIP de la ligne aérienne n'a pas été choisi correctement lors de l'émission des billets.
Différence du tarif de la classe "Y" + les taxes respectives des tarifs basés sur le premier vol du transporteur apparaissant sur le document. 25 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Classe de tarif utilisée


La classe de tarif appropriée n'a pas été utilisée lors de la réservation du billet.
Différence du tarif de la classe "Y" + les taxes respectives du tarif pour tout billet qui a été émis par le biais d'un RBD et qui ne correspond pas à la classe permise, selon le tarif de base. 50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Exigences en matière d'achats à l'avance


Les documents n'ont pas été émis conformément aux exigences en matière d'achats à l'avance et des règles tarifaires.
Différence du tarif de la classe "Y" + les taxes respectives du tarif pour tout tarif dont l'exigence en matière d'achats à l'avance qui l'accompagne n'a pas été respectée. 50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Suppléments de fin de semaine


Les suppléments de fins de semaine n'ont pas été perçus pour les vols réservés pour lesquels ces suppléments sont exigés.
Différence du tarif de la classe "Y" + les taxes respectives du tarif pour tout tarif qui ne correspond pas à la route spécifique ou aux exigences en matière d'itinéraires ou de vols, selon le tarif utilisé. 25 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Exigences en matière d'itinéraires et de vols


Le contrat ne permet pas les itinéraires et les vols indiqués sur le billet.
Différence du tarif de la classe "Y" + les taxes respectives du tarif pour tout tarif qui ne correspond pas à la route spécifique ou aux exigences en matière d'itinéraires ou de vols, selon le tarif utilisé. 25 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Code de réduction manquant sur le billet


Le code de réduction approprié n'a pas été utilisé sur le billet.

Les réductions devraient s'appliquer comme il est indiqué par la feuille de référence corporative. Si toute autre réduction s'applique, elle sera alors mentionnée dans les tarifs. Le billet mentionnera les codes de références pour les entreprises et les voyages officiels gouvernementaux.
Différence du tarif au prochain tarif applicable + les taxes tarifaires respectives selon l'itinéraire et les dates de voyage sera exigée. 25 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Validité de la vente


Les billets émis n'ont pas de validité en matière de vente du tarif en ce qui a trait aux dates de départ et d'arrivée.

Le tarif du secteur s'applique.
Différence du tarif de la classe "Y" + les taxes respectives du tarif pour tout tarif qui n'a pas de validité en ce qui a trait à la date de vente (début et fin). 50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Circuits ouverts


Les circuits ouverts n'ont pas été utilisés aux moments et aux endroits acceptables. Le calcul de la règle tarifaire n'a pas été effectué correctement.

Le tarif du secteur s'applique.
Différence du tarif de la classe "Y" + les taxes respectives du tarif pour tout tarif accompagné d'une interdiction en matière de circuits ouverts qui n'est pas respectée. 25 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Vérification en matière d'escales ou de transferts


Abus en matière d'escales ou transferts, où des escales ou transferts sont limités ou interdits. Les frais pour les escales ou transferts ne sont pas payés lorsqu'ils sont permis moyennant des suppléments.
a. Différence du tarif de la classe "Y" + les taxes respectives du tarif pour tout tarif ayant des restrictions en matière d'escales/transferts qui n'ont pas été respectées.

b. Pour tout tarif exigeant des suppléments pour les escales/transferts qui n'ont pas été perçus, une ADM sera générée pour la perception de ces suppléments.
25 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Exigences saisonnières


Les frais des tarifs saisonniers ne sont pas perçus correctement, s'il y a lieu.
Différence du tarif de la classe "Y" pour tout tarif ayant des restrictions saisonnières qui ne sont pas respectées. 50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Restriction en matière de voyages/périodes d'interdiction


Les restrictions ne sont pas respectées selon le tarif perçu.
Différence du tarif de la classe "Y" + les taxes respectives du tarif pour tout tarif dont des restrictions en matière de dates de voyages qui ne sont pas respectées. 50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Exigences en matière de commissions


Les niveaux de commissions ne sont pas employés correctement dans les documents. Ceci peut arriver notamment lorsqu'un transporteur a un différent niveau de commissions sur des routes données (par exemple, les routes domestiqu+es et régionales ont des structures de commissions qui diffèrent selon le pays, la ville et le niveau de l'agent).
Pour tout billet pour lequel l'agent a réclamé un montant pour sa commission qui est trop élevé ou trop bas, une ADM sera générée. 50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Taxe


La taxe n'a pas été payée correctement pour le voyage qui a été émis.
Une ADM sera générée pour toutes les taxes applicables dont les montants sont manquants ou insuffisants. 50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Codes d'exonération


Les codes d'exonération/d'autorité n'ont pas été utilisés correctement sur les billets, conformément avec la liste d'exonération/d'autorité reçue de la ligne aérienne.
Différence du tarif de la classe "Y" + les taxes des tarifs applicables pour nonrespect/ information manquante de l'autorité. 25 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Exigences en matière de jour et d'heure de voyage


Les billets n'ont pas été émis, conformément aux exigences en matière de jour et d'heure de voyage indiquées dans les règles tarifaires.
Différence du tarif de la classe "Y" + les taxes respectives du tarif pour tout billet comprenant des exigences quant au jour ou l'heure de voyage qui n'ont pas été respectées. 50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

4.2. Audit des remboursements

Infraction

Montant perçu

Frais administratifs

Temps limite pour auditer

Calcul des remboursements


Les remboursements ne sont pas effectués selon les règles du tarif perçu sur le billet.
a. Pour tout tarif ne donnant pas droit à un remboursement et qui a été réclamé par erreur par un agent, une ADM sera générée pour percevoir ce montant.

b. Pour tout remboursement total réclamé pour un billet utilisé partiellement, une ADM sera générée pour réclamer le montant du remboursement additionnel réclamé en trop pour ledit billet.

c. Remboursement en double – une ADM sera générée pour réclamer le montant total remboursé.

d. Pour tout remboursement qui a été réclamé pour un billet réémis et pour lequel le billet original a été émis par un autre transporteur, une ADM sera générée pour réclamer le montant total remboursé.
50 $ CAN + TPS Jusqu'à 9 mois à compter de la date du remboursement

Frais d'annulation


Les frais d'annulation ou le pourcentage n'ont pas été perçus correctement pour les tarifs IATA et ceux non accessibles au public.
Pour tout tarif pouvant être remboursé moyennant une pénalité pour annulation qui n'a pas été incluse correctement dans le calcul du remboursement, une ADM sera générée pour récupérer ce montant. 50 $ CAN + TPS Jusqu'à 9 mois à compter de la date du remboursement

Commission


La commission n'a pas été repayée au taux approprié en ce qui a trait aux remboursements ou aux portions remboursables d'un tarif ou d'un frais d'annulation.
Pour tout billet remboursé où une commission n'a pas été calculée conformément au billet qui a été initialement émis, une ADM sera générée pour récupérer la commission additionnelle réclamée. 50 $ CAN + TPS Jusqu'à 9 mois à compter de la date du remboursement

Remboursements des taxes


Des taxes non remboursables ont été remboursées. D'autres taxes applicables pour un voyage effectué ou pour des documents remboursés en partie ont été remboursées.
Pour tout billet remboursé où une taxe n'a pas été calculée conformément au secteur voyagé ou aux taxes non remboursables qui ont été remboursées, une ADM sera générée afin de récupérer les montants des taxes réclamés incorrectement. 50 $ CAN + TPS Jusqu'à 9 mois à compter de la date du remboursement

4.3. Audit d'échanges

Infraction

Montant perçu

Frais administratifs

Temps limite pour auditer

Recalcul des tarifs


Le nouveau tarif n'a pas été recalculé correctement.
a. Le tarif sera recalculé conformément à la date d'émission du document original dans le cas des réémissions partielles. Perception de la différence du tarif de la classe "Y" + les taxes respectives des tarifs basés sur le premier vol du transporteur apparaissant sur le document.

b. Le tarif sera recalculé conformément à la date d'émission du document d'échange dans le cas des réémissions totales.
50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Recalcul des taxes


Les taxes n'ont pas été incluses correctement sur le document réémis.
a. Les taxes seront recalculées conformément à la date d'émission du document d'échange pour la portion du voyage qui n'a pas été effectuée dans le cas des réémissions partielles.

b. Les taxes seront recalculées conformément à la date d'émission du document d'échange dans le cas des réémissions totales.
50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Frais de changements


Les frais de changements pour les tarifs IATA et ceux non accessibles au public n'ont pas été appliqués.
Pour les frais de changements applicables pour les billets réémis qui ne sont pas perçus, une ADM sera générée pour récupérer ce montant. 50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Commission


La commission n'a pas été payée au taux approprié pour les billets échangés.
Pour tout billet remboursé où une commission n'a pas été calculée conformément au billet qui a été initialement émis, une ADM sera générée pour récupérer la commission additionnelle réclamée. 50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

 

5.0. Facturation de carte de crédit

Lorsqu'un agent de voyage accepte une carte de crédit comme mode de paiement d'un invité, WestJet s'attend que les directives suivantes soient prises en compte :

Pour les transactions face à face :

Pour les transactions à distance : infraction


Infraction

Montant perçu

Frais administratifs

Temps limite pour auditer

Facturation d'un billet émis par GDS


L'utilisation de la carte de crédit comme mode de paiement n'est pas valide.
Pour tout billet acheté avec une carte de crédit lorsque l'invité ou l'émetteur (au nom de l'invité) indique qu'il n'a pas autorisé la transaction, une ADM sera générée via BSP ou ARC afin de récupérer le montant. Le paiement de l'ADM via BSP ou ARC est obligatoire. 50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Facturation d'un billet émis par TA Web


L'utilisation de la carte de crédit comme mode de paiement n'est pas valide.
Pour tout billet acheté avec une carte de crédit lorsque l'invité ou l'émetteur (au nom de l'invité) indique qu'il n'a pas autorisé la transaction, une facture sera émise afin de récupérer le montant. Le paiement par chèque est obligatoire. 50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage

Facturation d'un billet émis par Vacances WestJet


L'utilisation de la carte de crédit comme mode de paiement n'est pas valide.
Pour tout billet acheté avec une carte de crédit lorsque l'invité ou l'émetteur (au nom de l'invité) indique qu'il n'a pas autorisé la transaction, une facture sera émise afin de récupérer le montant. Le paiement par chèque est obligatoire. 50 $ CAN + TPS 9 mois de la date du dernier voyage